Comment choisir le bon logiciel de paie pour votre cabinet comptable ?

De nos jours, toute entreprise souhaitant gérer l’intégralité des processus administratifs de l’entreprise et de synthétiser l’ensemble des données sociales doit impérativement se doter d’un logiciel de paie. Pour les cabinets comptables, l’utilisation de ce type de logiciel offre de nombreux avantages (respect de la législation en vigueur, gain de temps, sécurisation des données (RGPD), flexibilité, établissement automatique des bulletins de paie, procéder à la télétransmission des déclarations sociales nominatives (DSN)…).

Il est néanmoins important de noter que malgré les nombreuses solutions qui existent sur le marché, certains logiciels de paie sont plus adaptés aux activités d’un cabinet comptable que d’autres, quant à la typologie de leurs clients. Une question s’impose : comment choisir le bon logiciel de paie pour votre cabinet comptable ? Pour vous aider, on vous expose les différents critères à prendre en compte au moment de choisir.

L’architecture du logiciel : SaaS ou On-Premise ?

La première chose à considérer pour choisir un bon logiciel de paie pour un cabinet comptable est l’architecture du logiciel : que choisir entre un logiciel en ligne en mode SaaS et un logiciel installé en local, via l’achat d’une licence (On-Premise) ?

Ici, il n’y a pas de bon ou mauvais choix, puisque les deux solutions ont des avantages et des inconvénients qui leurs sont propres. Pour les logiciels SaaS, leur principal avantage est la flexibilité qu’ils offrent : on peut les utiliser depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette ou mobile) et n’importe où s’il y a une connexion internet. À part cela, cette solution vous évite de vous soucier de la maintenance, des mises à jour et des performances puisque tous ces éléments sont pris en charge par l’éditeur logiciel. Parmi les inconvénients de ce type de logiciels, il y a : 

​Le fait que le logiciel ne vous appartient pas ;

Le stockage des données ainsi que leur sécurisation ne dépendent pas de vous ;

L’absence de connexion internet vous empêche de travailler ;

 

 

En ce qui concerne les logiciels On-Premise (installé en local), ces logiciels qu’il faut installer sur ordinateur ou sur réseau, les avantages qu’ils offrent sont également intéressants. Ces solutions sont toujours améliorées pour répondre aux exigences des utilisateurs, de plus, la plupart d’entre elles sont maintenant équipées d’une fonctionnalité qui permet l’accès à distance. À part tout cela, avec les logiciels de paie On-Premise, vos données ne sont pas délocalisées, ce qui vous donne le plein contrôle sur vos données. Après, ces solutions vous permettent de travailler même sans connexion internet et vous évitent d’être dépendant d’un prestataire et de payer des frais réguliers.

Pour les inconvénients, on peut citer :

La nécessité de faire des mises à jour régulières ;

Vous devez posséder des ordinateurs supportant le logiciel choisi ;

Certaines solutions On-Permise nécessitent l’achat d’une nouvelle licence d’exploitation pour chaque installation ;

La prise en main nécessite souvent des formations bien spécifiques, ces dernières représentent des coûts additionnels.

fonctionnalités des logiciels de paie

Des fonctionnalités riches

Les meilleurs logiciels de paie sont ceux qui proposent un maximum de fonctionnalités : dématérialisation des bulletins de paie, tenue d’un registre du personnel, automatisation des écritures de paie dans la comptabilité, prise en charge des déclarations sociales nominatives (DSN), édition de tableaux de bord pour reporting, gestion de l’épargne salariale…

Vous l’aurez deviné, les fonctionnalités présentes dans un logiciel de paie pour cabinet comptable diffèrent d’une solution à une autre. Vous devrez faire votre choix en vous basant sur les besoins de votre cabinet.

Mise à jour et adaptabilité à la complexité de la paie

L’une des raisons qui rendent la paie si complexe en France, c’est le nombre de textes qui traitent de cette thématique. Saviez-vous que plus de 100 nouveaux textes en moyenne par an s’ajoutent aux règles de la paie existantes ? Dans ce flux d’informations permanents, il est parfois difficile de s’y retrouver.

 

C’est la raison pour laquelle le nombre de textes (droit commun et conventions collectives) pris en compte par le logiciel de paie est un point crucial à considérer au moment de faire son choix. D’autant plus qu’un cabinet comptable est amené à traiter avec des clients intervenants dans de nombreux domaines (Restauration, Automobile, Syntec, Bâtiment…).

Ici, le choix d’une solution en ligne peut s’avérer très intéressant. En effet, avec ce type de logiciel, l’intégration des nouvelles conventions collectives ou des nouvelles règles de déclarations se fait de manière automatique. L’utilisateur profite donc toujours d’un logiciel à jour des dernières dispositions légales en matière de social. Si vous optez pour une solution On-Premise, mettez votre logiciel à jour régulièrement pour ne pas vous retrouver en retard avec les nouveautés règlementaires concernant la paie et les ressources humaines.

gestion-paie-en-ligne-non-logiciel

L’ergonomie

Comme vous le savez certainement, la paie est particulièrement complexe en France. Mais un bon logiciel doit masquer la complexité de la gestion sociale, même s’il est destiné aux cabinets comptables. Il faut remarquer qu’un logiciel de paie a pour premier objectif de simplifier le traitement des données sociales ainsi que la télétransmission des déclarations sociales nominatives (DSN).

Ainsi, en plus de posséder de nombreuses fonctionnalités et d’être mis à jour fréquemment, un logiciel de paie doit être ergonomique, c’est-à-dire simple à  utiliser. De plus, certains paramètres du logiciel de paie doivent être personnalisables pour répondre aux caractéristiques propres de votre cabinet. 

Les meilleurs logiciels de paie sont donc ceux qui offrent des possibilités de personnalisation très poussées. À part cela, l’interface de la solution doit être agréable et intuitive pour permettre une prise en main rapide. 

notoriété édition logiciel paie

Notoriété de l’éditeur

La notoriété de l’éditeur du logiciel de paie est un élément à ne pas négliger. N’optez que pour les solutions proposées par les éditeurs de bonne renommée et qui proposent un service d’accompagnement aux utilisateurs.

Pour déterminer la notoriété d’un éditeur de logiciel, faites un tour sur les forums spécialisés ou vérifiez la densité et la qualité du réseau de partenaires autour de l’éditeur (les cabinets qui utilisent cette solution, les avis d’expert…). Faites également le point sur les engagements que l’éditeur est prêt à prendre pour satisfaire au mieux ceux qui ont recours à sa solution.

Parmi les éditeurs de logiciel les plus utiliser, on peut citer : Ezbeez, CEGID, SAGE, QUADRATUS et ADP. Les solutions proposées par ces éditeurs sont très plébiscitées par les cabinets d’expertise-comptable pour leurs fonctionnalités très complètes et surtout pour leur ergonomie.

controle-urssaf-piece

Le coût de la solution

Le coût du logiciel de paie est également un critère important. Il varie d’un éditeur à un autre. Faites toujours une comparaison des offres afin de choisir la solution la plus adaptée aux besoins de votre cabinet.

Il est important de noter que le prix des logiciels de paie conçus pour les cabinets comptables est déterminé par devis. La raison : chaque cabinet à des besoins qui leur sont propres, et l’offre proposée par les éditeurs de logiciel est donc en adéquation avec ceux-ci.

Besoin d’autres informations ?